Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Hosteiland, gevestigd aan het Giottoplantsoen 18, 1328 VM Almere, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven, tenzij hieronder anders vermeld.

Voor het grootste deel van de gegevens die we over onze eigen websitebezoekers en klanten verwerken, bepaalt Hosteiland zelf het doel en de middelen van de verwerking en treden we op als verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer we in opdracht van onze klanten gegevens hosten, opslaan of verzenden - bijvoorbeeld de content, databases of bezoekersgegevens van een website die een klant bij ons draait - treden we op als verwerker, en blijft onze klant verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Deze verklaring gaat over onze rol als verwerkingsverantwoordelijke; onze rol als verwerker is vastgelegd in de verwerkersovereenkomst die we met onze hosting- en ontwikkelklanten sluiten.

2. Welke persoonsgegevens we verzamelen

Welke gegevens we verzamelen, hangt af van hoe je met ons in contact komt:

Websitebezoekers: als je hosteiland.nl of hosteiland.com bezoekt, verzamelen we via cookies en vergelijkbare technologieën automatisch technische gegevens zoals je IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, bezochte pagina's en verwijzende URL. Vul je ons contactformulier in, dan ontvangen we je naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht.

Klanten en potentiële klanten: vraag je een offerte aan of sluit je een hosting-, domein-, webontwikkelings- of marketingdienst bij ons af, dan verzamelen we je naam, bedrijfsnaam, facturatie- en contactgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, gegevens over je domein- en hostingaccount, en betaalgegevens (verwerkt via onze betaaldienstverleners - we slaan zelf geen volledige kaartnummers op). Ook leggen we support-verzoeken en correspondentie vast.

Eindgebruikers van klantwebsites: bezoek je een website die een van onze klanten bij ons host, dan hebben we in de regel geen directe relatie met jou en verzamelen we niet bewust persoonsgegevens over jou voor eigen doeleinden. Gegevens die via zo'n website worden verzameld (bijvoorbeeld via formulieren of analytics die de website-eigenaar heeft ingesteld) verwerken wij uitsluitend als infrastructuur namens onze klant, die verantwoordelijk is om jou daarover te informeren.

3. Waarom en op welke grondslag we je gegevens verwerken

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen en op de volgende grondslagen uit de AVG:

Voor de uitvoering van de overeenkomst met jou - het inrichten en beheren van hosting- en domeinaccounts, het leveren van webontwikkeling en marketingdiensten, facturatie en klantenservice (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst).

Om te reageren op vragen via ons contactformulier en om offertes op te stellen (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst, of op basis van ons gerechtvaardigd belang om op jouw verzoek te reageren).

Om onze website en dienstverlening te verbeteren, te begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken en om de effectiviteit van onze marketing te meten (op basis van ons gerechtvaardigd belang, of met jouw toestemming waar dat vereist is voor niet-noodzakelijke cookies).

Om marketingcommunicatie over onze diensten te versturen (op basis van jouw toestemming, of ons gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten, met het recht om je hier op elk moment tegen te verzetten).

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de Nederlandse fiscale en administratieve bewaarplicht (noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting).

Cookies en vergelijkbare technieken worden uitgebreid toegelicht in ons afzonderlijke cookiebeleid, waarin staat welke cookies we gebruiken, met welk doel, en hoe je je voorkeuren kunt aanpassen.

4. Delen van gegevens met derden

We delen persoonsgegevens met derden alleen wanneer dat nodig is om onze diensten te leveren of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn. Denk aan de volgende categorieën ontvangers:

Betaaldienstverleners, om facturen en online betalingen veilig te verwerken.

Subverwerkers voor hosting-, netwerk- en e-mailinfrastructuur die de technische levering van onze eigen diensten ondersteunen (bijvoorbeeld datacenters, back-updiensten en transactionele e-maildiensten).

Analytics- en advertentieplatformen die ons helpen websitegebruik te begrijpen en marketingresultaten te meten, in lijn met je cookievoorkeuren.

Adviseurs, zoals accountants of juristen, waar dat nodig is voor onze bedrijfsvoering.

Overheidsinstanties, wanneer we wettelijk verplicht zijn informatie te verstrekken.

We verplichten alle derde partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken om een verwerkersovereenkomst te tekenen en passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen. We verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

5. Internationale doorgifte van gegevens

De eigen infrastructuur en datacenters van Hosteiland staan in Nederland, en we verwerken persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Schakelen we een subverwerker buiten de EER in - bijvoorbeeld voor bepaalde analytics- of e-mailtools - dan zorgen we voor een passend beschermingsniveau, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of modelcontractbepalingen, aangevuld met eventuele extra waarborgen die de wet vereist.

6. Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen die in deze verklaring worden beschreven. Als algemene regel bewaren we klant- en contractgegevens voor de duur van onze contractuele relatie, plus een beperkte periode daarna om eventuele vervolgvragen of claims te kunnen afhandelen.

Financiële en administratieve gegevens bewaren we voor de wettelijke bewaartermijn die de Nederlandse fiscale wetgeving voorschrijft, momenteel zeven jaar. Contactformulieren die niet tot een klantrelatie leiden, verwijderen we doorgaans na een redelijke termijn als er geen verdere actie nodig is. Gegevens die op basis van toestemming worden verwerkt, zoals marketingcommunicatie, bewaren we totdat je je toestemming intrekt of bezwaar maakt.

7. Jouw rechten onder de AVG

Als betrokkene heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens: het recht op inzage in de gegevens die we over je hebben; het recht op rectificatie van onjuiste gegevens; het recht op verwijdering van je gegevens in bepaalde gevallen; het recht om de verwerking te beperken; het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of directe marketing; en het recht op overdraagbaarheid van gegevens, waar van toepassing.

Je kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via onze contactpagina. We reageren binnen de wettelijke termijn op je verzoek. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat we je persoonsgegevens niet op de juiste manier verwerken.

8. Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen de beveiliging van persoonsgegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van gegevens tijdens verzending en opslag waar van toepassing, rolgebaseerde toegangscontrole, regelmatige beveiligingsupdates van onze systemen, firewalls en netwerkmonitoring, en geheimhoudingsverplichtingen voor onze medewerkers. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers en subverwerkers die deze nodig hebben voor hun werk.

9. Vragen en contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je gebruikmaken van een van je rechten, neem dan contact met ons op via onze contactpagina. We doen ons best om privacygerelateerde verzoeken zo snel mogelijk en binnen de wettelijke termijn te beantwoorden.

10. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld omdat onze dienstverlening of de toepasselijke wetgeving verandert. Wijzigingen publiceren we op deze pagina met een bijgewerkte datum bij "laatst bijgewerkt". We raden je aan deze verklaring periodiek te raadplegen.